interesanti

Produktivitāte 101: Primārais priekšmets (GTD) filozofijai

Getting Things Done jeb GTD ir sistēma organizētībai un produktivitātes uzturēšanai. Ārpusē tas var šķist sarežģīti, taču gala mērķis ir mazāk laika pavadīt darot lietas, kas jums jādara, lai jums būtu vairāk laika lietām, kuras vēlaties darīt. Sadalīsim to un redzēsim, kā jūs savā dzīvē varat izmantot vienkāršotu versiju.

Kas ir GTD (kā rīkoties?)

Darīšana ar lietām (GTD) faktiski ir divas lietas: produktivitātes metode un autora un produktivitātes konsultanta Deivida Allena vislabāk pārdotā grāmata. Tas darbojas jau ilgu laiku, un tas ir produktivitātes entuziastu skats visur, tostarp šeit, vietnē Goldavelez.com. Tomēr mēs nekad neesam dziļi iedziļinājušies jautājumā par to, kas tas ir un kā jūs varat likt tam darboties jūsu labā. Un, tā kā mēs nesen esam iedziļinājušies dažos dzīves uzlaušanas pamatos jaunajiem lasītājiem mūsu 101 sērijā, mēs domājām, ka ir vērts to pārskatīt.

Vienkārši sakot, GTD ir metode uzdevumu, prioritāšu un grafika organizēšanai tādā veidā, kas padara tos visus vadāmus. Viens no GTD lielākajiem ieguvumiem ir tas, ka tas ļauj viegli redzēt, kas jums ir uz šķīvja, un izvēlēties, ar ko strādāt tālāk. Tam ir arī liels uzsvars uz to, kā padarīt jūsu uzdevumus no galvas un sistēmā, uz kuru jūs varat atsaukties. Tas atbrīvo jūsu prātu no jebkādiem garīgiem traucējumiem, kas neļaus jums efektīvi darboties.

Tas viss izklausās lieliski, taču arī GTD ir sarežģīta reputācija. Tam nav jābūt, bet tas ir iemesls tam, kāpēc tā tiek nopelnīta, ka reputācija ir tāpēc, ka nav neviena, stingra, “pareizā ceļa”, kā to praktizēt. Ir līnijas, kurās jāpaliek iekšpusē, bet nav "dariet to, tad dariet to, un ielieciet tos šajā kategorijā" veida noteikumu krājuma. Nav vēlamas lietotnes, kuras lietot, vai žurnālu, lai iegādātos, lai tā darbotos. Daļa no šīs nenoteiktības ļauj to viegli remiksēt un personalizēt, lai tas atbilstu jūsu vajadzībām, taču tas arī apgrūtina tuvināšanos. Šajā rakstā mēs iepazīstināsim jūs ar GTD pamatprincipiem no iesācēja viedokļa un piedāvāsim dažus padomus, kas palīdzēs vienkāršotā, pieejamākā formā piemērot drudžainajam grafikam un pārpildītajam uzdevumu sarakstam.

GTD pieci "pīlāri"

GTD ir organizatoriska sistēma. Tas neparedz noteikumus par to, kā jūs faktiski darāt savu darbu. Tā vietā uzmanība tiek pievērsta tam, kā jūs uztverat veicamo darbu, organizējat to un izvēlaties to, kam jāpievērš jūsu uzmanība. Tās pamatā ir GTD uz pieciem pīlāriem jeb soļiem, kā sakārtot un uzturēties:

  1. Iemūžini visu. Jūsu uzdevumi, idejas, atkārtotie uzdevumi, viss. Ielieciet to papīra un papīra piezīmju grāmatiņā, aktīvo darbu lietotnē, plānotājā neatkarīgi no tā, ko vēlaties izmantot, lai sakārtotos. GTD nesaka, ka jāizmanto konkrēts rīks, taču visam, ko izmantojat, ir jāiekļaujas parastajā plūsmā. Šķēršļiem tā izmantošanai vajadzētu būt tik zemam, ka jums nekad nav pamata teikt: "Es to vēlāk pievienošu savam sarakstam". Jūs vēlaties visu iemūžināt, tiklīdz tas notiek, tāpēc jums par to nav jādomā vēlreiz, kamēr nav pienācis laiks to izdarīt.
  2. Noskaidrojiet lietas, kas jums jādara. Ne tikai pierakstiet “Plānojiet atvaļinājumu”, sadaliet to izpildāmos soļos, lai tikai uzdevuma veikšanai nebūtu šķēršļu. Ja ir kaut kas, ko jūs varat darīt uzreiz, un jums ir laiks to darīt, nodarbojieties ar to. Ja ir kaut kas, ko varat deleģēt, deleģējiet to. Šeit ir noderīgs video, kurā Deivids Allens paskaidro, kā izskaidrot jūsu uzdevumus, lai viņiem nebūtu vajadzīgs vairāk laika, lai izdomātu, ko jūs domājāt, nekā tas ir nepieciešams, lai faktiski izdarītu lietu, ko vēlējāties darīt.
  3. Organizējiet šos priekšmetus, par kuriem var rīkoties, pēc kategorijas un prioritātes. Piešķiriet izpildes termiņus, kur varat, un iestatiet atgādinājumus, lai jūs tos kontrolētu. Īpašu uzmanību pievērsiet arī katra priekšmeta prioritātei. Patlaban jūs faktiski neveicat nevienu no jūsu sarakstā iekļautajiem priekšmetiem, jūs tikai pārliecinaties, vai tie ir pareizajos spaiņos vēlākai lietošanai un jūsu atgādinājumi ir iestatīti. Īsāk sakot, šis ir kvalitatīvs laiks ar savu uzdevumu sarakstu, iesūtni un kalendāru.
  4. Pārdomājiet savu uzdevumu sarakstu. Vispirms apskatiet savus uzdevumus, lai redzētu, kādai vajadzētu būt jūsu nākamajai darbībai. Šeit atmaksājas noskaidrošanas solis, jo jums vajadzētu būt iespējai izvēlēties kaut ko tādu, kas jums ir laiks un enerģija, ko darīt uzreiz. Ja redzat kaut ko tik neskaidru, ka zināt, ka nevarēsit vienkārši paņemt un ar to darboties, sadaliet to. Otrkārt, periodiski sniedziet to uzdevumu sarakstam padziļinātu pārskatu, lai redzētu, kur jūs virzāties, kur jāpielāgo prioritātes un noteiktu, kā sistēma darbojas jūsu labā.
  5. Iesaistieties un dodieties uz darbu. Izvēlieties savu nākamo darbību un dodieties uz to. Šajā brīdī jūsu sistēma ir izveidota, lai to izdomātu. Jūsu uzdevumi ir sakārtoti pēc prioritātes un tiek iedalīti kategorijās. Jūs zināt, pie kā un kad strādāt. Tie ir sadalīti viegli vadāmos, sakodiena lieluma gabalos, kurus ir viegli iedarbināt. Ir pienācis laiks ķerties pie darba.

Tie ir GTD pamatprincipi. Pamats GTD sniedz jums iespēju iegūt visu, kas jums jāatceras, no galvas un sistēmā, kas tos var atcerēties jums, sakārtot un sadalīt gabalos, ar kuriem jūs varat strādāt. Tādā veidā, nākamreiz apskatot savu uzdevumu sarakstu, nevajadzētu būt neskaidrībām par to, kas jums ir laiks, lai risinātu, vai tas, kas ir vissvarīgākais. Jūs varat pavadīt mazāk laika, domājot par to, kā rīkoties un kā strādāt, un vairāk laika faktiski strādājot.

Kā sākt darbu ar GTD

Tagad, kad esat sapratis GTD pamatprincipu, sākt ir vienkārši. Faktiski ir iespējams, ka daudzi no GTD balstiem jau ir daļa no jūsu darbplūsmas. Varbūt jums jau ir aktīva lietotne vai regulāras tikšanās ar savu priekšnieku, lai pārrunātu prioritātes. Tas var šķist drausmīgi vai, piemēram, jūs pavadīsiet vairāk laika, lai sakārtotos ar kaut ko līdzīgu GTD, nekā jūs faktiski tērējat, veicot savu darbu, bet tam nav jābūt tādam. Lūk, kā sākt.

Pirmkārt, jums ir nepieciešams kāds rīks, lai iemūžinātu un sakārtotu visas savas idejas, uzdevumus, pienākumus - visu, kas jums jāatceras. Jums, iespējams, jau ir iecienītāko uzdevumu saraksta lietotne, žurnāls un plānotājs, kuru izmantojat, lai uzturētu sakārtotību. Ja jums nav, meklējiet tādu, kas darbojas atbilstoši jūsu plūsmai. Kad priekšnieks jūs pārsteidz ar jaunu uzdevumu, kamēr strādājat pie kaut kā cita, jūs vēlaties rīku, kas ļauj jums šo uzdevumu pēc iespējas ātrāk izlaist no galvas un iekļūt jūsu sistēmā. Tādā veidā jums nav par to jāraizējas vai jāmēģina to atcerēties vēlāk. Ja jūsu pašreizējā veicamā lietotne nedod jums šo brīvību, atrodiet tādu, kas to dara, pat ja tā ir piezīmes vai tāfele.

Tālāk - un šeit ir tā lieta, ko vairums no mums nedara tagad - katru nedēļu vai katras dienas sākumā atvēliet nelielu laiku, lai patiešām sazinātos ar saviem uzdevumiem. Galu galā nav ātrāka laika, lai tērētu laiku darbam, nekā strādājot akli, nedomājot par kopējo ainu vai to, kas vēl jādara, kas ir daudz aktuālāks. Pārliecinieties, ka šie uzdevumi ir sakārtoti noteiktos uzdevumos, kurus varat uzņemt un izpildīt, kad vien jums ir laiks tos veikt. Pārliecinieties, ka arī viņi ir sakārtoti pēc prioritātes, tāpēc jums nekad nav jātērē laiks, lai izdomātu, kas ir vissvarīgākais, pie kā strādāt. Ideālā gadījumā, kad esat pabeidzis, jūsu uzdevumiem jābūt viegli skenējamiem, jūs varēsit ātri redzēt, kas ir vissvarīgākais, kas prasa visvairāk vai vismazāk laika, un kas jums jārisina nākamajā (un pēc tam), un pēc tam.)

Tas, kā jūs organizējat šos uzdevumus, ir atkarīgs no jums, bet atcerieties, nepārlieciet pārāk daudz savas metodes. Tas ir mazo lietu dēļ, un ja jūsu uzdevumu saraksts sāk uzpūsties ar kategorijām, mainīgām prioritātēm un visa veida etiķetēm, karodziņiem un funkcijām, ir pienācis laiks atgriezties pirmajā kvadrātā un vienkāršot. Personīgi es katru rītu pavadu apmēram piecas minūtes, pārliecinoties, ka viss manā aktīvo darbu sarakstā atspoguļo visu, kas man jādara šajā dienā, un jebkas, kas ir liels vai neskaidrs, ir pietiekami skaidri, lai es varētu ar to paskriet. Pēc tam reizi nedēļā es dodu sev apmēram pusstundu līdz stundu iknedēļas pārskatam, kurā es dziļi ienirstu, pārliecinos, ka sekoju līdzi visam, ko esmu domājis, bet esmu atstājis novārtā, pievienoju visas ieilgušās idejas iekļaujiet to manu uzdevumu sarakstā, deleģējiet, ko es varu, nedaudz veiciet prāta vētru un mainiet prioritātes, ja tas ir nepieciešams.

Atrodiet GTD draudzīgu sistēmu, kas der jums

Jūs varētu domāt, ka pats Deivids Allens izmanto kādu dārgu plānotāju vai pārpilnību daudzo progr, lai izdarītu to, ko viņš dara. Viņš to nedara. Patiesībā viņš tiešām tikai izmanto papīru. Faktiski viņa darbvietā vienmēr ir piezīmju blociņi, tāpēc viņš var ātri pierakstīt idejas un uzdevumus, kā arī izkļūt no galvas.

Ja jums patīk arī pieeja papīra formātā, iepriekš pieminētā Bullet Journal sistēma ir ļoti draudzīga GTD, jo tā mudina jūs pavadīt laiku savu uzdevumu pārskatīšanai un prioritāšu noteikšanai, kā arī atvieglo jaunu uzdevumu pievienošanu sarakstam. . Tas palielina struktūru, nekā prasa GTD, taču tas, iespējams, derēs jums.

Ja jūs dodat priekšroku uz lietotni orientētai pieejai, jums ir daudz iespēju. Evernote ir populāra izvēle, un mēs jau iepriekš esam minējuši, kā to padarīt par GTD draudzīgu, kā arī dažas veidnes, lai jūs varētu sākt. Es dodu priekšroku Springpad, to ir viegli iemasēt arī GTD draudzīgā organizētājā. Microsoft OneNote ir tikpat jaudīgs un tikpat draudzīgs GTD. Visi trīs ir lieliski piemēroti GTD, pat ja tie ir nedaudz smagi un ar iespējām bagāti.

Ja nevēlaties, jums nav jāizmanto daudzfunkcionālas lietotnes, piemēram, Evernote vai OneNote, kas paredzētas GTD. Pat vienkāršas veicamās lietotnes, piemēram, GQueues, Doit.im un pat pašas Apple lietotne Atgādinājumi, kas labi der veidnei. Faktiski labi darbosies ikviena veicamā lietotne vai piezīmju veidošanas rīks, kas arī ļauj kārtot, noteikt prioritātes un pārskatīt darāmās lietas. Tas nozīmē, ka daži to padara vieglāku nekā citi, un daži ir izstrādāti, paturot prātā GTD. Uzmaniet to, ja jūs meklējat.

Atcerieties, ka šī ir tikai viena filozofija

GTD to ļoti daudz meklē, bet neaizmirsīsim: tā ir tikai viena filozofija. Tas nav visiem, un, iespējams, tā nav labākā produktivitātes sistēma. Tur ir daudz produktivitātes sistēmu un metožu, un, kaut arī daži cilvēki pielūdz GTD, piemēram, Bībeli, tā ir tikai viena ļoti populāra sistēma no daudzām. Labākais veids, kā to izmantot, ir iemasēt sistēmā, kas vislabāk atbilst vajadzībām, nevis stingri ievērot visus tās noteikumus. Tas ir mirst, lai to remiksētu un pielāgotos.

Piemēram, ja uzdevumi tiek nosūtīti e-pastu veidā, iesūtnei jābūt jūsu sistēmas daļai. Uzturot iesūtni tīru vai vismaz organizētu, tā ir daļa no iepriekšminētajām darbībām "uztveršana" un "organizēšana". Šī Gmail darbplūsma palīdzēja mūsu pašu Melānijai Pinolai kontrolēt viņas iesūtni, un es joprojām zvēru Ginas Trapāni pasta mapju “Trusted Trio” nevis tāpēc, ka tā padara manu iesūtni tīru, bet gan tāpēc, ka tā apvieno uztveršanu un noskaidrošanu vienā. Ja esat students, šī koledžai draudzīgā darbplūsma var jums patikt, jo tā attiecas gan uz laika ziņā jutīgiem (uzdevumi, dokumenti, eksāmeni), gan uz kontekstu balstītām (studijām, piezīmju organizēšanai, izpētei) priekšmetiem. Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt, pārliecinieties, ka tas jums darbojas un ka tas tā ir. Nepieķerieties produktivitātes labad.

Papildu lasījums

Tagad jums jau ir rīki, lai sāktu darbu ar GTD un padarītu to darbu jūsu labā. Mēs patiešām esam tikai saskrāpējuši virsmu, un faktiskā grāmata piedāvā konkrētākus padomus un piemērus, kurus varat izmantot savām īpašajām vajadzībām. Ja meklējat vairāk resursu, šeit ir īss rakstu lasīšanas vērts saraksts:

  • Praktizē vienkāršotu GTD
  • GTD Times
  • Zen paradumu “Getting Things Done” FAQ
  • 43 mapju sākšana ar GTD ceļvedi
  • Mashable's GTD rīklodziņš
  • Mūsu GTD birka

Atcerieties, ka GTD mērķis ir veltīt nedaudz laika organizēšanai, lai iegūtu lielu laika atdevi, kuru jūs būtu pavadījis nevajadzīgam, neproduktīvam darbam. Jūsu centieniem jūs būsit organizētāki un atviegloti, jo jums nekad nevajadzēs uzsvērt, ko darīt tālāk, kā to izdarīt un kad jums būs laiks - jūsu sistēma to izturēsies jūsu vietā. Rezultāts ir tāds, ka jūs vairāk saskanat ar savu darbu un esat vairāk iesaistīts savā dzīvē.