noderīgi raksti

Produktivitāte 101: Kā personīgo kanbanu izmantot darba vizualizēšanai

Labākās produktivitātes metodes ļauj jums dot priekšroku un noteikt prioritātes, lai jūs nekad nedomājat, kā strādāt tālāk. Daži no tiem ir sarežģīti, bet citi ļauj viegli redzēt visu, sakārtotu pēc prioritātes - tik vienkārši, ja vēlaties, varat izmantot Post-It piezīmes. Parunāsim par vienu no šīm sistēmām: Personīgais Kanban.

Personīgais kanbans ir produktivitātes sistēma, ar kuru ir viegli sākt strādāt, ir tikai divi reāli "noteikumi", un tā ir izstrādāta, lai sniegtu vienkāršu, vizuālu izskatu par to, kas atrodas uz jūsu plāksnes, kādas ir jūsu prioritātes un ko esat paveicis. Tas ir nedaudz līdzīgs citām produktivitātes sistēmām, kuras mēs esam izcēluši, piemēram, Getting Things Done (GTD) un Pomodoro Technique. Tam ir vispārīga struktūra, kurai varat sekot, un vairāki rīki, kas var palīdzēt jums sākt un pielīmēt. Tā nav Kaizena pieejas filozofija, taču noteikti ir jāpielāgo sistēma, lai tā darbotos jūsu labā, un tajā jāiekļauj mācības, kas gūtas no paveiktajām lietām. Sāksim ar to, kas ir Personīgais kanbans, pēc tam iedziļināsimies, kā jūs to varat izmantot.

Kas ir personīgais Kanban?

Personīgais Kanban, vienkārši izsakoties, ir vienkārša jūsu uzdevumu pārvaldīšanas sistēma. Tās lielākais ieguvums ir tas, ka tas palīdz jums izvairīties no pārāk daudz uzņemšanās vienlaikus, un vienmēr sniedz vizuālu, acumirklī ieskatītu darbu. Tas ir saistīts ar Kanban liesās plānošanas un piegādes metodi, ko bieži izmanto ražošanā (īpaši auto ražošanā.). Ideja par “Personīgu” Kanbanu radās, kad produktivitātes eksperti Džims Bensons un Tonianne DeMaria Barry sarakstīja grāmatu 2011. Personas Kanban kā sava darba vizualizācijas un prioritātes noteikšanas pamatnoteikums ir daudz vecāks, taču grāmatā ir aprakstīts, kā šī sistēma darbojas, un tajā ir sniegti konkrēti padomi cilvēkiem, kuri cīnās ar milzīgu darba slodzi un konkurējošām prioritātēm.

Personīgais Kanbans ievēro divus galvenos "noteikumus:"

  • Vizualizējiet savu darbu . Īsāk sakot, jums vajadzētu būt iespējai jebkurā laikā apskatīt kopējo darba slodzi, ātri spēt noteikt, pie kā jāstrādā, nākamajam, jābūt redzamiem norādījumiem par prioritāti un izpildes laiku, un šai sistēmai jābūt viegli pievienojamai, noņemiet un pārkārtojiet. Mēs esam izcēluši vairākus veidus, kā vizualizēt jūsu uzdevumu sarakstu, tostarp personisko kanbanu.
  • Ierobežojiet iesākto darbu (WIP) . Citiem vārdiem sakot, ierobežojiet to lietu skaitu, kurās strādājat vienlaikus. Tas izdara divas lietas. Pirmkārt, tas atvieglo jūsu darba vizualizāciju, jo jūs uzturat informāciju par to, cik daudz jūs strādājat vienā reizē. Otrkārt, tas palīdz arī izvairīties no daudzuzdevumu briesmām, nemaz nerunājot par izdegšanu. Rūpīgi pārvaldot savu darba slodzi, māca arī pateikt nē, nesabojājot karjeru.

Turpmāk tas, kā jūs īstenojat personiskā kanbana ieviešanu, galvenokārt ir atkarīgs no jums. Jūs varat izmantot sarežģītas lietotnes vai rīkus, vienkāršus ziņojumu dēļus, piezīmes vai piezīmju grāmatiņas. Nav oficiālu rīku vai produktu (protams, ārpus grāmatas). Bensonam un DeMarijai Barijai tomēr ir daži ieteikumi, kas jums palīdzēs sākt darbu, no kuriem dažus jūs, iespējams, redzējāt jau iepriekš - gan šeit, vietnē Goldavelez.com, gan tīmeklī.

Kā sākt darbu ar personīgo kanbanu

Atvērt

Sākt darbu ar personīgo Kanban ir viegli. Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir vieta, kur varat izkārtot un sakārtot savus uzdevumus Kanban valdē vai "Kanban". Galvenais ir tas, kā viņi tiek organizēti. Vienkārša tāfele ir nekas vairāk kā diagramma ar trim vertikālām kolonnām: Neizpildītā informācija / Darāmā darbība, Darīšana un Gatavs .

Jūsu sadaļa “Darīšana” sastāv no visiem uzdevumiem, ar kuriem šobrīd strādājat, vai arī plānojat tos strādāt nekavējoties. Ideālā gadījumā tos vēl vairāk sakārtotu pēc prioritātēm, lai jūs jebkurā brīdī varētu uz tiem paskatīties un redzēt, kurus no tiem risināt vispirms. Jūsu “aizmugurē” ir norādīti visi uzdevumi, pie kuriem šobrīd nestrādājat, bet kādā brīdī ir jādodas uz tiem. “Gatavs” ir nedaudz acīmredzams, taču ir svarīgi saglabāt savu Kanban, jo redzot, cik daudz darba esat pabeidzis, jūs motivējat un ražojat.

Tas ir vienkāršs Kanban. Ja tas izklausās pazīstams, jūs, iespējams, esat redzējis dažus no daudzām piedāvātajām darbvietām un produktivitātes ziņām, kur mēs esam apsprieduši tādas Post-Its vai tāfeles, piemēram, šī, ieguvumus, lai organizētu savus uzdevumus. Tāfeles ir lieliski piemērotas personīgajam Kanbanam. Kolonnas ir viegli uzzīmēt, pēc tam ātri pievienot un izdzēst. Ja vēlaties, varat uzzīmēt savas kolonnas, pēc tam individuālajiem uzdevumiem izmantojiet “Post-It” piezīmes. Tas padara tos viegli pārvietojamus bez pārrakstīšanas. Turklāt Post-It piezīmes ir dažādās krāsās, kas sniedz jums vienkāršu veidu, kā sakārtot Kanban pēc prioritātes. Piemēram, dzeltenās piezīmes var būt vidējas prioritātes, purpursarkanas - zemas prioritātes un sarkanās - vissvarīgākās.

Tagad, katru reizi aplūkojot tāfeli, jūs varat redzēt, kas jums ir uz šķīvja un kurš no šiem uzdevumiem ir viskritiskākais. Jūs varēsit ātri izvēlēties veicamo darbu, lai pārvietotos uz “padarīšanu” no sava neizpildītā apjoma, kad esat brīvs, un jūs varat viegli redzēt, kad jūsu plate ir pārāk pilna.

Lai gan Kanban ir svarīgs, tas tiešām ir tikai funkcionāls veids, kā vizualizēt savus uzdevumus. Svarīgs ir arī otrais noteikums, atceroties ierobežot iesākto darbu. Ja jūs vienkārši pievienojat Post-Its saviem uzdevumiem, jūs satriecaties, un šie vizuālie ieguvumi tiks aizstāti ar stresu un nemieru. Bensons un DeMarija Barija skaidro, ka ir ļoti svarīgi pēc iespējas mazāk samazināt jūsu secīgo darbu. Ievietojiet ciešu vāciņu to lietu skaitam, kuras jūs jebkurā laikā vēlaties atrast sadaļā “Darīšana”, vai vispār uz Kanban (glabājiet visu, kas jāpārvieto “Neizpildītajā mapē”, iesiešanas mašīnā vai pa pastu -Tā padod, kamēr tur ir vietas.) Tādā veidā jūsu Kanbans paliek sakārtots un patiesībā noderīgs.

Šī slaidrāde (iegulta iepriekš) ir vietnes Personal Kanban prezentācija ar konkrētākiem padomiem, kas palīdzēs jums sākt.

Lietotnes un rīki, kas atbalsta personisko kanbanu

Ja jūsu darbvietai nav tādas greznības kā milzīga tāfele, kuru varat pakārt no sienas, vai pat neliels galda spilventiņš vai korķa tāfele, kuru varat pārvērst par Kanban, jums ir daudz citu iespēju, ieskaitot dažus pazīstamus nosaukumus. Neatkarīgi no tā, vai strādājat tīmeklī vai vēlaties lejupielādēt lejupielādējamu lietotni, šeit ir daži produktivitātes rīki, kas izmanto personiskās Kanban metodes izmantošanu:

  • Trello : Tieši tā, arvien populārais produktivitātes rīks Trello faktiski ir veidots ap Kanban stila uzdevumu organizāciju. Mēs to uzsvērām, kad tas tika palaists, un mēs jums parādījām, kā ar to organizēt visu savu dzīvi. Mēs pat parādījām, kā to ievietot GTD līdzīgā sistēmā, taču tā vizuālais noformējums, uzmanība tiek pievērsta organizācijas kolonnām un pieeja “kārtis kā uzdevumi” padara to lieliski piemērotu personīgajam Kanbanam. Viss, kas jums jādara, ir definēt slejas un sākt pievienot uzdevumus. Jūs pat varat dot viņiem termiņus, piezīmes, atgādinājumus, prioritāšu vizuālas norādes, attēlus un citu.
  • KanbanFlow : KanbanFlow var izskatīties daudz kā Trello, taču Kanban pieejai tas ir vairāk piesaistīts nekā Trello. Tas pievieno papildu kolonnu - “Šodien” -, lai jūs varētu atdalīt pašreizējos uzdevumus no tiem, ar kuriem strādāsit šobrīd. Bez tam, citi elementi ir pazīstami: jūs varat pievienot piezīmes un atgādinājumus saviem Kanban vienumiem, saglabāt tos vizuāli sakārtotus pēc prioritātes, ierobežot iesākto darbu un, ja nepieciešams, sadarboties ar citiem. KanbanFlow arī integrē Pomodoro taimeri, lai palīdzētu jums koncentrēties un paveikt darbu. Pēc brīža mēs par to vairāk runāsim, bet Kanban un tā rīku skaistums ir tāds, ka tas tik labi integrējas ar citām produktivitātes metodēm. Turklāt vietne izskatās lieliski viedtālruņos un planšetdatoros, nav nepieciešama neviena lietotne.
  • Evernote (ar Kanbanote) : tikai Evernote nav īpaši lielisks Kanban risinājums. Tā fokuss ir tālu no vizuālā, lai gan jūs varat to pielāgot, lai tas būtu nedaudz vairāk priekšā ar pievienotajām piezīmēm. Pat ja tā, tas ir spēks informācijas apkopošanā un sakārtošanā, nevis vizuālā veidā. Kanbanote to maina un pārvērš jūsu Evernote sarakstus vizuālā vienumu kolekcijā, kurā varat rīkoties. Tas jums pat pievieno trīs kolonnas Atlikšana / Darīšana / Pabeigšana. Ir pat Android lietotne, kuru varat izmantot ceļā.

Protams, nekas neliecina, ka jums ir jāizmanto lietotne. Tas var būt noderīgi, it īpaši, ja paļaujaties uz savu aprīkojumu, lai lietas paveiktu. Tomēr, ja jūs dodat priekšroku analogām metodēm, Kanban izveidei vienmēr var izmantot skici un Post-It piezīmes, vai arī vienkārši vecu pildspalvu un papīru. Jūs pat varat iegādāties “Kanban for One” tāfeles un tāfeles, visas sagatavotas un gatavas lietošanai galdiem draudzīgos izmēros. Nav noteikumu, kas saka, ka jūsu Kanban jābūt milzīgam vai ka tam ir jāizmanto Post-Its - tie nedaudz atvieglo lietas, taču jums jādara tas, kas darbojas ar jūsu plūsmu.

Kā panākt, lai personīgais kanbans darbotos ilgtermiņā

Personīgā Kanban pieeja ir vienkārša un elastīga. Varat izmantot sienas plāksteri, lejupielādēt lietotni vai rakstīt piezīmju grāmatiņā - un tas ir galvenais, lai tā darbotos tālajā maršrutā. Izvēlieties jums piemērotāko, un jūs esat līks. Galvenais ir atrast metodi, kas komplimentē jūsu darbplūsmu, nevis to sagrauj, un izmanto rīkus, pie kuriem atgriezīsities, nevis cīnīsities. Ja birojā ir pieejama tāfele, ārkārtīgi noderīga ir spēja ātri meklēt un redzēt, kas ir jūsu darba kārtībā. Tomēr, ja jūs ceļojat tonnu, Trello vai KanbanFlow lietošana ir ērtāka nekā slēpšana ap tāfeli.

Mēs tam pieskārāmies jau iepriekš, bet vēl viena skaista lieta par Personīgo Kanban ir tā, ka tā tik labi darbojas ar citām produktivitātes metodēm. Ja esat GTD vai Pomodoro cienītājs, jūs joprojām varat izmantot Personīgo Kanban. Faktiski jebkura sistēma, kurā tiek izmantots aktīvo darbu saraksts, var gūt labumu no personīgās Kanban pieejas. Tas nozīmē, ka, ja jūs šobrīd izmantojat citu sistēmu, jums nav jāmaina sistēmas vai jāatsakās no saviem rīkiem - jūs varat vienkārši mazliet remiksēt.

Piemēram, mēs nesen uzsvērām Krisa S Penna maskējošo lentu un piezīmju piezīmju plāksni, kas balstās uz Eizenhauera lēmumu matricu. Lai gan viņš galvenokārt izmanto šo vienu dēli, to var viegli salocīt personīgajā Kanbanā, pagriežot viņa dēli sadaļā “Doing” un pievienojot ap to sadaļas “Backlog” un “Done”. Apskatiet savu uzdevumu sarakstu un to, kā jūs to esat organizējis. Padomājiet par lietām, kuras jūs faktiski darāt saistībā ar šo “Doing” dēli, un lietām, par kurām jūs zināt, ka jums ir jādodas, bet kuras šobrīd nedomājat par jūsu “aizmuguri”. Kad jūs noņemat lietas un iegūstat impulsu, domājiet par tām kā par savu “Gatavs” dēli, nevis vienkārši nobrāztiem uzdevumiem. Tas ir tik vienkārši.

Papildu lasījums

Jums vajadzētu būt iespējai sākt strādāt ar Personīgo Kanbanu no šejienes, bet mēs esam pieskārušies tikai pamatiem. Piemēram, šī metode ir tikpat efektīva komandu organizēšanai, cik tā ir personīgo uzdevumu organizēšanai, un tās uzstādīšana neprasa daudz vairāk darba. Protams, ir jāsāk Bensona un DeMarijas Barijas galīgā grāmata par personīgo kanbanu, taču, ja jūs interesē uzzināt vairāk, šeit ir daži resursi, kas jāpārbauda:

  • Personīgais Kanban emuārs
  • Personīgais Kanbans 101
  • Personīgais Kanbans vietnē Facebook
  • Jurgena de Smeta un Erika Talbooma personīgais kanbans īsumā
  • Udemija: darba sākšana ar personīgo Kanbanu
  • Daudzuzdevumu ļaundaris un tas, cik personīgs Kanbans var jums palīdzēt
  • Personīgā Kanban galerija

Personīgais Kanbans var izklausīties pēc produktivitātes runāšanas, bet pamatprincipi ir vienkārši un grūti pamatoti: ievērojiet savu darbu. Centieties ne pārāk daudz žonglēt uzreiz. Pārējās ir detaļas, kuras ir atkarīgs no jums, lai veidotu savu nevainojamo un visproduktīvāko darbplūsmu.