interesanti

Kā iztīrīt satriekto Gmail iesūtni (ar roku)

Pienāk laiks, kad ar to pilnīgi pietiek. Jau vairākus mēnešus, ja ne gadus, es biju nokavējis organizēt savu plaukstošo Gmail iesūtni. Bet, kad vietne Goldavelez.com man teica, ka mums būs pavasara tīrīšanas nedēļa, es zināju, ka ir pienācis laiks. Un es negrasījos tērēt dārgās stundas, mēģinot atrast lietotnes vai rīkus, lai veiktu uzdevumu man. Man vajadzēja Ronam Svensonam iesūtni - satīt piedurknes, ielēkt un manuāli pārvaldīt putru.

Netīrās iesūtnes novērtēšana

Tā kā jūs (iespējams) katru dienu izmantojat iesūtni, jums, iespējams, ir diezgan laba ideja, kāda veida e-pastus jūs saņemat un no kuriem regulāri. Jūs zināt, kādos sarakstos esat reģistrējies, kādus saņemtos ziņojumus uzskatāt par augstāku prioritāti nekā citi (iespējams, pat vairāk par to, ko var izdomāt Google algoritmi), kādus mārketinga e-pastus vēlaties saņemt un kādus regulārus e-pasta ziņojumus mēstuļu mala, jo tik bieži no viņiem tiek nosūtīts.

Gmail nav lielisks veids, kā ātri redzēt, kuras e-pasta adreses jums sūta visvairāk e-pasta ziņojumu, un es arī neesmu atradis labu paplašinājumu vai triku to izdarīt. Bet jums tas tiešām nav vajadzīgs īpašs risinājums. Jūs droši vien jau zināt. Un, ja jums tas nav, to nav tik grūti noskaidrot.

Piemēram, ātri apskatiet iesūtni - vieglāk, ja izmantojat Gmail “noklusējuma” iesūtni ar piecām cilnēm augšpusē - un pārbaudiet, vai ir kādi sūtītāji vai tēmas, kas izlec vairāk, nekā vajadzētu. Varbūt jūsu banka reizi dienā uzpūta jums ziņojumu par jauniem kontiem, kurus varētu atvērt, papildus paziņojumu e-pasta ziņojumiem, ko saņemat katru reizi, pārsūtot naudu no viena konta uz citu. Varbūt jūs iegādājaties daudz lietu vietnē Amazon. Iespējams, ka Facebook tevi ieliek katru reizi, kad kāds, kuru pazīsti, kaut ko izdara. Tas koncerts, ko jūs tajā vietā redzējāt? Iespējams, ka jūs atvērta e-pasta ziņojumiem no vietas (vai Ticketmaster, vai AXS, utt.)

Varat arī uzzināt, kurš uzpūš jūsu iesūtni, veicot dažus vienkāršus meklējumus. Viens no maniem visbiežāk izmantotajiem Gmail meklējumiem ir “from:”, kam seko uzņēmuma vai drauga vārds vai dažreiz e-pasta adrese. (Arī labi: “from: [name] is: nelasīts”, lai tiešām redzētu, vai kāds jums sūta daudz lietu, ko jūs neskatāties.)

Sāciet abonēšanu

Kad sākat izdomāt, kurš jūs uzspridzina ar tonnu e-pasta ziņojumu - kuru jūs, visticamāk, atradīsit Gmail cilnē “Akcijas”, ja to izmantojat, jums ir lieliska iespēja visu šo “notīrīt iesūtni”. Procesu daudz vieglāk virzīties uz priekšu.

Uzziniet vairāk no dedzīgākajiem sūtītājiem un, ja atklājat, ka jūs nelasāt daudz viņu ziņojumu, meklējiet e-pastā ap abonēšanas saiti, pieņemot, ka tāda pastāv. Ja nevarat to atrast, ziņojiet par ziņojumiem kā mēstules. Lai gan tas var aizņemt zināmu laiku, ja saņemat e-pastu, tas ir lielisks veids, kā sākt samazināt šo plūsmu līdz sarežģījumam.

Google noklusējuma iesūtne automātiski mēģina filtrēt mārketinga ziņojumus no jūsu galvenās iesūtnes un atsevišķā cilnē paaugstinājumi, taču tas arī ļauj vieglāk aizmirst par pasta pārvaldību. Neesiet “neredzams, ne prātā” par savu e-pastu - ja nekas cits, jūs pietrūkst vērtīgo mārketinga e-pastu, kas jums rūp, jo jūs esat pārpludināts ar tiem, kurus nekad nelasāt.

Etiķetes: perfekta attēla iesūtnes taustiņi

Man vajadzēja mūžīgi, lai pierastu pie Gmail marķēšanas sistēmas. Jā, es zinu; tās ir jūsu e-pasta mapes, tikai ne, jo kaut kas vienlaikus var atrasties vairākās etiķetēs (un iesūtnē). Jo tās ir etiķetes. Ne mapes. ES saprotu.

Es joprojām manuāli neveicu e-pasta etiķešu marķēšanu, vai nu velkot etiķeti no Gmail kreisās malas sānjoslas pār attiecīgo e-pastu, izmantojot nolaižamo etiķetes pogu (kas izskatās kā bagāžas tags), vai arī pats e-pastu mape bez etiķetes Gmail primārajā ekrānā. Es aicinu jūs izmēģināt kādu no šīm metodēm; tie nav domāti man, vismaz ne manuāli. Vairāk par to mazliet.

  • Pretoties vēlmei radīt miljons etiķešu

Kad esmu spēlējies ar etiķetēm, esmu atklājis, ka es pārāk sarežģīju savu dzīvi sev. Dažiem tas darbojas; Esmu redzējis, kā darba kolēģiem ir īpaša “VIP” iesūtne katram komandas loceklim, katram vadītājam, kas viņiem ir, un ikvienam super-nozīmīgam kolēģim, ar kuru viņi strādā savstarpēji funkcionāli. Ja katru dienu saņemat absurdu e-pasta ziņojumu daudzumu, es domāju, ka tas ir lielisks veids, kā pārliecināties, ka jūs nekad nepalaižat garām ziņojumu no svarīgiem cilvēkiem - tas ir vērts padomāt par Gmail, ja vēlaties.

Tā vietā es izmantoju dažas etiķetes, lai attēlotu svarīgas tēmas, kas man rūp. Piemēram, man ir etiķete “Ikdienas e-pasts” biežiem saņemtajiem e-pasta ziņojumiem, kas man rūp. Es izmantoju apakšpozīcijas “Jaunumi” un “Teātris” sadaļā “Ikdienas e-pasts”, lai izsekotu ikdienas ziņas un atjauninājumus no dažādām ziņu vienībām, kuras es abonēju, un dažiem teātra sarakstiem, kurus es apmeklēju savā apkārtnē. (Katram saraksta serveram ir iestatīts, lai tas automātiski nosūtītu man dienas ziņojumu kopsavilkumu, pretējā gadījumā man, iespējams, katram būtu atsevišķs apakšmarķējums.)

Man ir vienkārša etiķete “Finanses”, ko es izmantoju visiem, kas saistīti ar naudu, ieskaitot kontu atjauninājumus no manām bankām, mārketinga ziņojumus no manām bankām, visus un visus ziņojumus no dažādiem kredītkaršu uzņēmumiem, kuriem patīk mani uzpūst, un par dempingu pamats tādām vietnēm kā Nerdwallet, Slickdeals un AwardWallet - lai nosauktu dažus.

Vienīgā e-pasta etiķete, kurai es pievēršu lielu uzmanību, ir mana “_important” etiķete, kas nosaukta par tādu, lai tā būtu manas etiķešu saraksta augšgalā. Man tur ir apakš etiķetes visiem un visiem e-pasta ziņojumiem, ko iesūtīju no saviem istabas biedriem (parasti par gaidāmā pasākuma plānošanu vai man kliegt par ēdieniem); apakšiezīme e-pastam, kuru sūtīju no manas draudzenes (tā pati); un sarkanā krāsā esoša apakšmarka “_to do”, kuru izmantoju, lai izsekotu visus steidzamos uzdevumus, kas man nepieciešami.

Pēdējā etiķete - “_ nosūtīšana” - ir vispiemērotākā jebko no Amazon, UPS, FedEx vai USPS. Ja tas kādā brīdī nonāk manā mājā, tas tiks parādīts nosūtīšanā. Ir patīkami redzēt, ka no rīta parādās nedaudz (1), kas parasti nozīmē, ka drīz ierodas kaut kas satriecošs, ja ne šajā dienā.

  • Etiķešu kārtošana

Viena no visnoderīgākajām Gmail funkcijām ir spēja pēc vajadzības parādīt un paslēpt etiķetes. Tas ļauj arhivēt vecās etiķetes, ja jūs tās izmantojāt, lai izsekotu projektu, kurš beidzās pirms kāda laika; tas ļauj arī etiķetēm “parādīties” Gmail kreisajā sānjoslā ikreiz, kad ir kaut kas jums apskatīties (kas man šķiet neticami noderīgs, lai piesaistītu manu uzmanību).

Lai pielāgotu etiķešu redzamību, atveriet Gmail iestatījumu izvēlni, noklikšķinot uz zobrata ikonas tā galvenā loga augšējā labajā stūrī un noklikšķinot uz Iestatījumi. Pēc tam noklikšķiniet uz Etiķetes. Nākamajā ekrānā parādītais ekrāns sākumā izskatās iebiedējošs, taču tas ir labākais veids, kā neļaut iesūtnei sabojāt etiķeti.

Piemēram, jūs varat paslēpt sistēmas apzīmējumus, piemēram, “tērzēšana” vai “surogātpasts”, ja zināt, ka nekad neizmantojat nevienu no šīm lietām. Varat arī paslēpt visas Gmail kategorijas, kas jau ir parādītas tā galvenā loga augšpusē Gmail noklusējuma skatā.

Rādiet vai paslēpiet izveidotās etiķetes vai, ja vēlaties izmantot dinamisko pieeju, iestatiet, lai tās sānjoslā tiktu rādītas tikai tad, ja jums ir nelasīti ziņojumi. Tomēr tas ir nedaudz meli, jo jūs varat arī piekļūt jebkurai jūsu izveidotajai etiķetei, noklikšķinot uz pogas “Vairāk” sānjoslas etiķešu saraksta apakšā. Šīs mazākās etiķetes neparādīsies redzamākā vietā, ja vien jums nav ziņojuma, ko apskatīt.

Ļaujiet Gmail veikt marķēšanu jūsu vietā

Etiķetes ir lieliskas un visas, taču, ja jums ir diezgan liels ienākošo e-pastu fragments, ar kuru jums ikdienā jāsaskaras, visa tā organizēšanas process var justies biedējoši. Tomēr saitējiet pārī etiķetes ar dažiem radošiem Gmail filtriem, un iesūtne automātiski tiks kārtota jūsu vārdā. Lai gan jūsu Gmail filtrēšana var justies nedaudz biedējoši un tas prasa mazliet laika, lai sakārtotos, tas ilgtermiņā atmaksājas.

  • Pirmo filtru iestatīšana

Vienkāršākais veids, kā izveidot Gmail filtru, ir noklikšķināt uz e-pasta un atļaut Gmail izveidot filtru, kura pamatā ir e-pasta parametri. Tātad, ja jūsu iecienītākais sviestmaižu veikals katru dienu spridzina jūs ar e-pastiem, bet tomēr vēlaties pārliecināties, ka esat tos saķēris (tiem saldajiem sviestmaižu piedāvājumiem), atveriet e-pastu, noklikšķiniet uz pogas Vairāk zem Gmail meklēšanas joslas un atlasiet Opcija “Filtrēt ziņojumus, piemēram, šos”.

  • Filtra pielāgošana, lai tas būtu precīzāks

Kad ļaujat Gmail izdomāt filtrēt ziņojumu, pakalpojums var klasificēt e-pastu pēc tā saraksta, nevis pēc sūtītāja e-pasta adreses. Tam vajadzētu būt piemērotam lielākajai daļai mārketinga ziņojumu, taču jūs to varat arī izdzēst un aizstāt laukā no aizstājējzīmes, piemēram, lai nodrošinātu, ka filtrs uztver katru ziņojumu, ko uzņēmums jums nosūta.

Lai turpinātu šo piemēru, ja jūsu sviestmaizes vieta sāk sūtīt savus e-pastus no adresēm, kurās tiek izmantoti dažādi apakšdomēni, nevar aizstāt aizstājējzīmi. Tātad, ievadot laukā “no”, netiks atrasts viss. Tomēr, lai filtram pievienotu papildu ierakstus, varat izmantot vertikālas joslas - slīpsvītru slīpums -. Tātad, šajā gadījumā jūs varat rakstīt no lauka, lai tvertu vairākus ienākošos e-pastus no tā paša uzņēmuma.

Varat arī mēģināt lietot vispārēju: ierakstot vajadzētu atrast visu, ko jums nosūta kafijas radītājs. Jums būs jāprecizē tikai tad, ja mēģināt filtrēt dažus ziņojumus, bet citus nē. Piemēram, ja vēlaties, lai ziņojumi no noteiktas teātra kompānijas saņemtu vienu etiķeti, nevis visus ziņojumus par visiem teātriem (vai teātri vispār) - vai, ja jūs neesat liels mākslas jomā, ziņojumi no konkrēta Jim (no New Hamp-Shire Darkmagics), nevis visu Džimsu.

  • Kāpēc ir vērts aizrauties ar filtriem

Izmantojot Gmail filtrēšanu, jūs varat kļūt neticami radošs, pat dodoties tik tālu, lai pilnībā bloķētu iesūtni no e-pasta kontiem, kuri vēl nav iekļauti baltajā sarakstā. Tas ir ārkārtīgi, bet tā ir iespēja. (Jūs pat varat izmantot Gmail, lai izveidotu neierobežotas e-pasta adreses un šādā veidā filtrētu: piemēram, norādot bankām “ ” adresi un filtrējot visus Gmail ziņojumus, pamatojoties uz lauku “Kam:”, nevis “No: ”.)

Man ir vieglāk ievērot vienkāršu noteikumu: ja man ir etiķete, man vajadzētu būt filtram. Tāpēc manā gadījumā ir izveidots filtrs, lai katru e-pastu, kuru es sev nosūtu, apzīmētu ar “To Do”, atzīmētu e-pastu ar zvaigznīti un atzīmētu to kā svarīgu - ērts veids, kā nosūtīt sev atgādinājumu par jebko. Mans finanšu filtrs izskatās mazliet nepaklausīgāks, bet tas darbojas:

  • Radoši var darboties arī ar filtrēšanas darbībām

Otra svarīga filtrēšanas procesa puse ir visas pārējās darbības, ar kurām jums jāspēlē, kad esat iestatījis aktivizētājus. Ir viegli pateikt Gmail, lai tie apzīmē noteiktu e-pastu no noteikta sūtītāja. Lai jūsu galvenā iesūtne (un kategoriskās cilnes, ja jūs tās izmantojat) nebūtu sastopama, apsveriet iespēju pateikt Gmail, ka vēlaties, lai šie filtrētie e-pasta ziņojumi arī izlaistu iesūtni.

Tas nenozīmē, ka jūs nevarēsit lasīt šos ziņojumus vai pamanīt tos, kad tos saņemsit. Tā vietā šī automātiskās izlaišanas funkcija nozīmē, ka galvenā iesūtne netiks aizsērējusi ar e-pasta ziņojumiem no jūsu iecienītākās sviestmaižu veikala; tā vietā, izmantojot sviestmaižu filtru, jūs redzēsit pieaugošu skaitu, brīdinot jūs par ziņojumiem, kas jums jāapskata. Manuprāt, to pārvaldīt ir daudz vienkāršāk nekā iesūtnē, kas ir pilna ar e-pastiem ar krāsu kodiem, un tā funkcionē nedaudz vairāk kā vecā “Izveidot kārtulu” funkcionalitāte programmā Outlook vai Mail, kuru jūs, iespējams, pazīstat vairāk.