interesanti

Darījums pēc desmit gadiem

Jūs vairs nedzirdējat, ka daudzi runā par produktivitātes sistēmu. Tas nav tik krāsains vai Insta draudzīgs kā Bullet Journal, un, lai gan dažādas lietotnes ir apgalvojušas, ka “strādā ar GTD”, tās visas ir nedaudz pietrūkušas, jo tās pamatā ir GTD ir analogs. Tā ir sistēma, kas darbojas, ja jūs ļaujat Gmail automātiski sakārtot e-pastu kategorijās vai ja ļaujat lietotnei skenēt dokumentus, lai izvilktu uzdevumus vai kalendāra elementus, jo GTD visa būtība ir tā, ka jūs aktīvi sekojat un apkopojat katru uzdevumu, atbildību vai bažas (pazīstams arī kā “Open Loop”), kas ir jūsu ceļš. Jums ir jāpārskata katrs e-pasts un jāpieraksta katra tikšanās, jo, ja jūs pavadāt laiku, uztraucoties par to, vai kāda lietotne nav pievērsusies nodomam kaut ko automātiski ieplānot, tas nozīmē, ka Open Loop aizņem vietu jūsu prātā un neļauj jums izdarīt kaut ko citu.

Pēdējos desmit gadus esmu pavadījis, notīrot šīs cilpas. Es apstrādāju savu e-pastu. Mana kalendāra plānošana. Pierakstot savus uzdevumus. Es izmantoju lietotnes (kalendārs, fitness, banka), lai palīdzētu pārvaldīt visu šo informāciju, bet kolekcijas daļu neuzticu nevienam, bet tikai sev.

Visu to darot - praktizējot GTD -, man mainījās smadzenes. Es vairs nevaru domāt par lietu, automātiski to nesadalot tās sastāvdaļās - atsevišķās darbībās, kuras jāpabeidz, pirms pati lieta ir. Es nevaru iedomāties pirmdienu bez iknedēļas pārskata vai atvērtas cilpas, kurai ļauju sēdēt galvā ilgāk, nekā vajadzīgs, lai sasniegtu savu visuresošo uztveršanas ierīci.

Lai gan es to vairs īsti nedomāju par visuresošu uztveršanas ierīci. Tā ir tikai mana piezīmju grāmatiņa.

Liela daļa no tā, ko Deivids Allens rakstīja savā 2001. gada opusā, ir novecojis. (Viņš mēdza ieteikt cilvēkiem izveidot atsevišķu nākamo darbību sarakstu, ko viņi varētu veikt tikai atrodoties blakus tālrunim.) Tur ir pārskatīts 2015. gada izdevums, kuru es vēl neesmu lasījis, un es pieņemu, ka tas nodarbojas ar tekstu apstrādi un skenēšanu. Twitter plūsmas, un tas, iespējams, jau ir novecojis, jo tajā nav ietverti padomi par Open Loops notveršanu no Slack.

Bet man tas nav jālasa, jo es jau esmu ... pārveidojies. Pārvilkts. Optimizēts bez stresa produktivitātei un gatavs visu paveikt.

Kā paveikšana mainīja manu dzīvi

Es neatceros, vai pirms vai pēc Merilinas Mannas 43 mapju atklāšanas lasīju Džinas Trapānas Goldavelez.com ierakstu par “vienkāršoto GTD”, bet 2007. gadā daudzi cilvēki runāja par GTD, un kopš es tikko sāku pirmais biroja darbs, kas prasīja man uzņemties atbildību, kas pārsniedz “atbildi uz tālruņiem”, es tam biju gatavs. (Es biju rakstījis uzdevumus uz papīra atgriezumiem, pārrakstījis priekšmetus un pārrakstījis tos nākamajā rītā.) Es teicu savam priekšniekam, ka vēlos izlasīt šo produktivitātes grāmatu, un tad es gāju uz Robežām pāri ielai no mans birojs un nopirku to.

Visa lieta manās smadzenēs iederas kā melodija; uzreiz neaizmirstams, katrs gabals plūst nākamajā. Es atvēru izklājlapu un sāku kataloģizēt katru nepabeigto uzdevumu, zem šūnām pievienojot jaunas rindas, lai atvērtās cilpas sadalītu atsevišķās nākamajās darbībās. Es iegāju piegādes skapī, lai atrastu kaut ko tādu, kas varētu kalpot kā speciāla iesūtne papīra gabaliem un citiem fiziskiem priekšmetiem, kurus vajadzēja pārstrādāt uzdevumos un darbībās. Es jautāju savam priekšniekam, vai birojs ļaus man nopirkt 43 mapes un pakārto failu, kurā tos uzglabāt.

Esmu ļoti pārliecināts, ka pēc tam es kļuvu par biroja GTD Dork. Es izteicos. Es saņēmu kolēģus lasīt grāmatu, un es pat dažus no viņiem pārliecināju sēdēt tiešsaistes vebinārā, kurā piedalījās. (Viņš nejauši padalījās ar ekrānu, kurā bija iekļautas dažas viņa personiskākās nākamās darbības. Tas bija dīvaini.) Es pajautāju HR, vai došanās uz kādu no lielajiem GTD semināriem, tāda veida, kādu viņi rīko viesnīcas balles, uzskatāma par profesionālo attīstību.

Bet es izdarīju daudz ko. Es kļuvu pazīstams kā cilvēks, kurš varēja līdzsvarot vairākus projektus, nepalaižot termiņu. Es pierakstīju katru atbildību, iedziļinājos tās individuālajās darbībās un reizi nedēļā pārskatīju visas manas izcilās darbības. Es izdarīju arī to GTD daļu, kas slepeni ir visgrūtākā; tas, kas pārveido GTD no izklājlapu sistēmas uz produktivitātes sistēmu:

GTD darbojas, jo tas ļauj visus savus izcilos pienākumus salikt vienā vietā. Jums nav jātērē prāta telpa, domājot “jāiegūst tualetes papīrs, neaizmirstiet tualetes papīru”, jo tas ir pierakstīts kopā ar “melnraksta kontūru” vai “pa e-pastu Melissa par rēķinu” vai jebko citu, kas jums jādara. (Jā, jūs varat sadalīt savu sarakstu kategorijās, ja nevēlaties, lai jūsu darba materiālos būtu sajaukts tualetes papīrs.) Man tas bija lielais spēles mainītājs; ideja, ka es varētu uzrakstīt, sadalīt to atsevišķās darbībās un ievietot visas šīs darbības vienā dokumentā.

GTD darbojas arī tāpēc, ka tas dod jums iespēju ātri skenēt uzdevumu un darbību sarakstu - burtiski visu dzīves uzdevumu sarakstu - un izvēlēties vienu darbību, kuru pabeigt. Bet jums tas arī jāpabeidz. Tad, tiklīdz esat pabeidzis, jums jāpabeidz kaut kas cits.

Kā GTD papildina citas produktivitātes lietotnes un sistēmas

Kopš GTD palaišanas esmu izmēģinājis vairākas produktivitātes lietotnes un sistēmas. Es lejupielādēju un izdzēsu Atcerieties pienu vairāk nekā vienu reizi; tas bija labi, bet es daudz ātrāk varēja izsekot un kārtot uzdevumus savā izklājlapā.

Kādu laiku es mēģināju izkraut projektus Kanban diagrammā, un, lai arī bija jautri pārvietot līmlapiņas, es tikai atjaunoju datus, kas man jau bija savā galvenajā GTD sarakstā, un man nebija nepieciešami divi saraksti. (Ja jums ir divi saraksti, jūs varat atjaunināt vienu un aizmirst atjaunināt otru, un, ja jums ir jāpavada laiks, uztraucoties, vai jūsu sistēma ir precīza, jūs toreiz netērējat darīt kaut ko citu.)

Bija laika periods, kurā es neuzturēju izklājlapu un visu pārsūtīju uz Basecamp, jo tas man deva tikai nepieciešamo funkcionalitāti. Es gribēju izveidot vienu nākamo darbību sarakstu, kuru es varētu sadalīt kategorijās. Es negribēju, lai lietotne ieteiktu, konsultētu vai organizētu manā vārdā.

Bet šī vecā Basecamp versija galu galā pārtrauca sinhronizāciju ar manu tālruni, kas nozīmēja, ka es tam vairs nevarēju uzticēties - un jaunajai Basecamp versijai ir daudz vairāk funkciju, nekā man nepieciešams.

Tāpēc es saglabāju savu izklājlapu. Tas izskatās daudz savādāk, nekā tas bija, kad es pirmo reizi sāku lietot GTD, bet tas darbojas. Dažreiz es domāju par pārslēgšanos uz Bullet Journal - es mīlu krāsainus marķierus -, bet tad es atceros, ka papīrs tiek saburzīts un ielikts kastēs, un manā izklājlapu sistēmā ir precīza informācija par visu, ko esmu pabeidzis, par to, ka varu paņemt un atsauce, kad vien man vajag.

Kā ir mainījusies mana GTD prakse

Es praktizē GTD aptuveni desmit gadus. Es joprojām visu pierakstu, pat ja tas ir uzdevums, kuru plānoju veikt, tiklīdz pieceļos no gultas un ieiešu mājas birojā. (Mēs visi zinām, ka, ejot pa durvīm, mēs aizmirstam lietas, vai ne?)

Es joprojām uzturu arī speciālu iesūtni iesūtnei, gadījuma rakstura papīra dokumentu un nejaušas lietas, kas kaut kur jāiet, līdz es izdomāju, ko ar to iesākt. Ap 2012. gadu es pārtraucu lietot Tickler mapi; Google kalendārs varēja apstrādāt lielāko daļu manu atgādinājumu, un nebija pietiekami daudz papīra, lai uzturētu 43 mapju sistēmu.

Es mēdzu veikt nedēļas pārskatus piektdienās kā veidu, kā atspoguļot nedēļu, kuru tikko pabeidzu; tagad es tos daru pirmdienās, kā veidu, kā plānot nākamo nedēļu.

Es arī sakārtoju nākamās darbības pēc datuma, piemēram, “lūk, ko es gribu paveikt otrdien”, tā vietā, lai tās visas iekļautu vienā sarakstā. Man ir izklājlapa, kuru esmu organizējis kā kalendāru, un katru dienu ir gan profesionālo, gan personīgo uzdevumu saraksts, kuru pārbaudi es pabeidzu. Apstrādājot vienumus šajā izklājlapā, es ne tikai sadalu tos atsevišķās darbībās, bet arī izlemju, kurā dienā tie tiks izdarīti.

Es joprojām glabāju atsevišķu sarakstu ar kādām kādreiz / varbūt darbībām vecajā Basecamp kontā, kuru vēl neesmu atlaidis - tajā ir tik daudz pabeigtu uzdevumu ierakstu! - lai arī saraksts kādreiz / varbūt varbūt ir miris. GTD man kādreiz ir uztaisījis; Esmu tik daudz sasniegusi, sakot: “Labi, es gribu to paveikt. Kā un kad es to izdarīšu? ”

Un tad es to daru. Tā ir vissmagākā programmas Getting Things Done sastāvdaļa. Pārējais ir tikai ļoti labs piezīmju pierakstīšana.